Artículo 399 - Código Judicial

Artículo 400. Son deberes de los secretarios: 1. Dar cuenta diaria a su superior de los asuntos que entren a la oficina o se promueven en ella, y pasar a su despacho aquéllos en que debe dictarse alguna resolución o emitir concepto; 2. Autorizar todas las resoluciones, declaraciones, notificaciones, los exhortos y despachos, las diligencias, copias o testimonios, todo con firma entera. A la firma deberá agregarse el nombre del destino; 3. Expedir los certificados que se soliciten cuando lo prescriba la ley o lo ordene el respectivo jefe; 4. Hacer las notificaciones personales o por medio de un empleado de la oficina; 5. Exhibir a los abogados que lo soliciten y a las partes, los expedientes que cursan en la secretaría, sin permitir que se saquen del despacho, salvo cuando la ley lo permita. Los expedientes sobre actuaciones en que esté de por medio el honor de una familia o de personas, no pueden mostrarse sino a las partes o a sus apoderados; 6. Exigir recibo por los expedientes, documentos y copias que se entreguen; 7. Custodiar el archivo, los valores y demás bienes del despacho y mantener el primero en perfecto orden; 8. Informar a las personas interesadas en los negocios que cursen en la oficina sobre el estado de los mismos; 9. Formar inventario de los libros, expedientes, mobiliarios y demás útiles que pertenezcan a la oficina; cuidar de su conservación y hacer entrega de todo, bajo inventario, a las personas que deban sucederle en su cargos; 10. Servir de órgano de comunicación con los particulares; 11. Llevar debidamente foliados y empastados los libros que sean necesarios; 12. Asistir diariamente a la oficina durante las horas de despacho público y en las demás que sean necesarias para el oportuno cumplimiento de sus obligaciones; 13. Formular el Reglamento de Servicio Interno de la secretaría y someterlo a la aprobación del titular de la oficina; 14. Rechazar los escritos que contengan expresiones injuriosas u ofensivas contra autoridades o particulares, dejando en el expediente y en el propio escrito constancia del rechazo y dando cuenta del escrito a su jefe, para que éste pueda tomar las providencias oportunas; y 15. Las demás que les impongan la ley y los respectivos reglamentos.

Artículo 401. Los agentes del Ministerio Público pueden encomendar a sus secretarios la práctica de diligencias urgentes que ellos no puedan atender personalmente sin descuidar otras obligaciones, incluyendo entre esas diligencias el levantamiento de cadáveres, inspecciones oculares y la recepción de declaraciones. La comisión debe ser expresa, dejándose constancia de ello en el expediente respectivo. En los casos de que trata este artículo los secretarios actuarán como agentes especiales y en las diligencias que practiquen agregarán estas palabras: "en funciones de Agente Especial"; y serán asistidos por un secretario ad hoc. También podrán comisionar, en los procesos en que sean parte, a los secretarios o asistentes del despacho, que tengan idoneidad para ejercer la abogacía, para que los representen en las diligencias de práctica de pruebas, audiencias u otras que se surtan en los tribunales respectivos, cuando los titulares no puedan asistir a ellas por otras causas de interés público.

Artículo 402. Los oficiales mayores reemplazarán a los respectivos secretarios en sus ausencias accidentales, temporales y absolutas.